Reuniones más eficientes

Hay ocasiones en las que tenemos la suerte de reunirnos con otras personas. Estas reuniones pueden ser ocasionales, periódicas, de trabajo, con amigos… vamos, pueden tener cualquier naturaleza. En general, cuando hablamos de reunión, asociamos ese evento con nuestra actividad profesional, no con un evento lúdico o social. ¿Qué sientes cuando piensas en la palabra reunión? Hay quien siente auténtica pesadez. ¿Qué provoca esa pesadez?

¿Qué nos pasa con las reuniones?

Cuando nos levantamos de nuestro sitio para ir a una reunión, lo que está sucediendo en realidad es que estamos abandonando la actividad que nos gusta, nuestra zona de confort, para ir a algo distinto. ¿Podemos esperar que esto genere algún tipo de alegría? A priori, no. Una vez allí, ¿qué es lo que incesantemente pensamos? ¡Camarero! Póngame una de “Espero que no sea muy pesada y que acabe lo antes posible“.

¿Qué hace que sintamos esa animadversión por las reuniones?

En general, hay algunos puntos clave que a todos nos suenan familiares:

  • No sé apenas de qué se va a hablar.
  • No sé cuándo va a acabar.
  • Hay quien llega tarde o directamente no viene.
  • Hay continuas interrupciones por emails, teléfonos, etc.
  • Tengo muchas reuniones sobre lo mismo pero con distinta gente.
  • No hay compromisos tras la reunión.

Vamos a ver cómo podemos trabajar cada uno de estos puntos.

Define y comparte la agenda de la reunión

Hablamos de la importancia que tiene contar con una agenda previamente definida, compartida entre los asistentes a la reunión y expresada con claridad. Con la agenda definida de antemano con los puntos a tratar conseguimos poner orden en nuestras ideas y conseguir foco, foco en cada punto a tratar. Nos sirve también para tener un guión vivo y así minimizar el riesgo de desviar el tema.

Pero claro, esa agenda predefinida no nos ofrece todo su potencial si no la compartimos con los asistentes. Compartir la agenda nos ayuda, en primer lugar, a identificar a todas las personas que sería conveniente invitar y bajo qué premisa. ¿Qué va a obtener cada uno de esta reunión? ¿Es útil que venga? Además, de esta forma conseguimos generar las mismas expectativas en todos los asistentes.

¿Qué pasa si los contenidos de la agenda son ambiguos? Precisamente ahora que hablábamos de gestión de expectativas, si los contenidos de la agenda presentan algún tipo de ambigüedad, corremos serios riesgos de que esas expectativas no sean las mismas, puesto que abrimos la puerta a la interpretación personal. ¿Consecuencias de esto? Resultados alejados de nuestra expectativa personal y, por tanto, no demasiadas ganas de repetir.

Fija una duración máxima o Timebox

Todos tenemos agendas más o menos apretadas, además de necesitar un poco de orden para organizar nuestro trabajo. No tener un timebox para una reunión complica la planificación de nuestro día, y eso es algo que tampoco nos hace sentir cómodos. Además, un horario claro y, a poder ser corto, nos ayuda a tratar las cosas que de verdad son importantes, y no entrar en detalles o temas que poco o nada son relevantes en ese momento.

Aquí juega un papel importantísimo un facilitador, que puede ser el mismo convocante. El facilitador estará dedicado a conseguir los objetivos de la reunión, no a participar activamente de la misma.

Alcanza acuerdos de trabajo que se basen en el respeto

Llegar tarde a una reunión, dejar que suene mi móvil, no hacer caso manifiestamente a quien está hablando… son ejemplos claros de falta de respeto hacia los compañeros. Alcanzar, entre todos, un acuerdo sobre cómo manejamos el uso de móviles, los retrasos, etc., ayudará a minimizar la ocurrencia de los mismos, siempre y cuando sean los propios participantes los que generen esa lista de acuerdos, los hagan suyos.

En caso de retrasarnos por motivos objetivos, no cuesta nada avisar con un mensaje a los demás compañeros para avisarles del motivo del retraso y para invitarles a que comiencen sin nosotros, si esto fuera posible.

Invita a todas aquellas personas interesadas en el tema

Para evitar que tengamos que tratar el mismo tema y las mismas ideas con distintas personas en distintos momentos del tiempo, es decir, que se repitan las reuniones, busca a todas aquellas personas que sean útiles en la reunión y, así, dejarlo todo hecho de una vez. Si ves que sale mucha gente a la que añadir, igual es que el scope es demasiado grande. Prueba a dividirlo en temas más pequeños que se puedan manejar más cómodamente.

Fija los siguientes pasos tras la reunión

El objetivo de una reunión es abrir un espacio de conversación que nos permita seguir adelante con algo más grande, normalmente un proyecto. Para asegurarnos que esos pasos se siguen dando y que hemos entendido todos los temas tratados tenemos una herramienta fantástica a nuestra disposición: la lista de siguientes pasos o compromiso de próximas acciones.

Su funcionamiento es sencillo. Anota cuáles son las cosas más prioritarias que debamos hacer a continuación y busca a participantes que se comprometan a realizarlas. Y dentro de ese compromiso, como mínimo, fija qué se va a hacer, quién lo va a hacer y para cuándo esperamos que esté hecho.

Estas son sólo algunas recomendaciones

Y como tal hay que tratarlas. Son pequeñas cosas que a mí me han resultado muy útiles, aunque seguro muchos de vosotros tengan problemáticas y/o herramientas distintas. Si es así, ¿lo compartimos en los comentarios? Así seguro que, entre todos, conseguimos compartir nuestros trucos.

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Acerca de juanmagomez

Acerca de mí tengo un teléfono, mi portátil, el ipad y esas cosas.

Publicado el agosto 20, 2013 en Coaching, Eventos. Añade a favoritos el enlace permanente. 2 comentarios.

  1. Un tema ya muy tratado, pero a tenor de lo que ocurre en la mayoría de las reuniones, pareciera que aún no lo suficiente, así que me alegro de la temática de hoy 🙂

    Casualmente hace unos días leí una serie de posts de Javier Megias sobre este mismo tema. Lo dejo aquí porque creo que también contiene algunas ideas interesantes:
    http://javiermegias.com/blog/2010/04/implantar-un-cultura-de-reuniones-eficaces-1/

    Por mi parte, solo añadiría un par de cositas más:
    – PUNTUALIDAD. Por Dios 🙂 En mi última empresa me gané fama de talibán de la puntualidad en las reuniones, pero es que sigo sin entender por qué tengo que pasarme 5 minutos mirando al techo porque otra persona considera que tiene cosas más importantes que hacer (muy rara vez un retraso se debe a una urgencia crítica de las de verdad). Se empieza puntual y se acaba puntual. Y punto.
    – Para controlar la duración y llevarla a rajatabla, algún tipo de pomodoro físico que además avise cuando queden 10 y 5 minutos, me parece que podría ser muy útil (al menos durante el proceso de “educación”).
    – Duración: como norma general, no soy amigo de convocar reuniones de más de media hora. Cuando REALMENTE se requiera más tiempo (no porque nos dispersemos ni nada parecido, ejem), yo establecería bloques de 30-45 minutos con descansos entre medias. Nada de reuniones de 3, 4 ó 5 horas seguidas como las que demasiadas veces he vivido (de locura).
    – Compartir de manera pública y transparente aquella información que pueda ser de interés general (si es que la hay). Nada de actas, simplemente escribir alguna breve nota en una wiki o similar.

    Y aunque las palabras no sean normalmente ni buenas ni malas “per se”, reconozco que le cogí mucha manía a la palabra “reunión”. Demasiadas connotaciones negativas en mi memoria, así que a veces cometo la chiquillada de utilizar otros nombres o expresiones: “sesión de trabajo”, “arrejuntamiento”, o lo que haga falta 😀

    Y como siempre, ¡¡gracias por compartir, compañero!!

    • ¡Hola Isidro!

      Sí, es un tema muy tratado, pero parece que lo tratamos siempre entre los mismos, porque no cala, o eso parece. Muchas gracias tanto por los comentarios como por el post que referencias, a lo largo del día voy a echarle una lectura para sacar más ideas.

      En cuanto a las sugerencias, la que más me ha gustado es la de cambiar de nombre a las reuniones. Estoy totalmente de acuerdo. Además, de esta forma, evitamos que se convierta en la droga de quien tiene reunionitis y se siente importante por tener su agenda plagada. Otras palabras como “Workshop” tiene connotaciones totalmente distintas y creo que de una forma subconsciente nos preparan y nos invitan a tener otro tipo de actitud.

      Lo de las reuniones cortas lo mismo, estoy muy de acuerdo salvo que, para mí, la duración ideal está entre 30 y 60 minutos: 30 para las cuestiones muy rápidas y 60 para lo demás. Entre que llegas, todo el mundo se prepara, presentas el motivo del “arrejuntamiento” y tal… y lo mismo para cerrarla.

      Y lo de las actas, siempre y cuando no se usen como arma de destrucción masiva, no le veo el inconveniente. Para mí, que tengo memoria de Dory (https://encrypted-tbn1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcQDuwwT9DjMqQp2OEokP-ON_Wj2p_JWj0JBObqfzFGBKH-z-HyKRg), son muy útiles, pero siempre como mero recordatorio de todos los detalles que han ido surgiendo.

      ¡Un abrazo fuere!

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